Bei der Übersetzung personenbezogener Daten müssen Unternehmen die Vorgaben der DSGVO beachten. Entscheidend sind unter anderem die Rechtsgrundlage, Zweckbindung, Datenminimierung, Vertraulichkeit und der Schutz der Daten bei Weitergabe und Speicherung.
DSGVO bei Übersetzungen: Was Unternehmen beachten müssen
Bei der Übersetzung von Dokumenten können personenbezogene und vertrauliche Daten verarbeitet werden. Sobald sich Informationen auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen, ist die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zu beachten. Dies kann beispielsweise Namen, Kontaktdaten, Personalinformationen, Vertragsinhalte oder Angaben zu Kunden und Geschäftspartnern betreffen.
Für Unternehmen stellt sich daher die Frage, unter welchen Voraussetzungen personenbezogene Daten im Rahmen einer Übersetzung verarbeitet werden dürfen. Entscheidend sind insbesondere die Rechtsgrundlage, der Zweck der Verarbeitung, der Umgang mit den Daten sowie geeignete Maßnahmen zum Schutz der betroffenen Personen.
Welche personenbezogenen Daten können bei Übersetzungen verarbeitet werden?
Übersetzungsunterlagen können unterschiedliche Arten personenbezogener Daten enthalten. Dazu gehören beispielsweise Namen, Adressen, Kontaktdaten, Geburtsdaten, Kundendaten, Personalinformationen sowie Angaben aus Verträgen, Schriftverkehr oder anderen geschäftlichen Dokumenten.
Besondere Sorgfalt ist erforderlich, wenn Unterlagen besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO enthalten. Dazu können unter anderem Gesundheitsdaten oder bestimmte Informationen aus dem Beschäftigungsbereich gehören. Auch Angaben im Zusammenhang mit Gerichtsverfahren können datenschutzrechtlich besonders relevant sein.
Vor der Verarbeitung sollte deshalb geprüft werden, welche personenbezogenen Daten für den jeweiligen Übersetzungszweck tatsächlich erforderlich sind. Nicht benötigte Informationen sollten nach Möglichkeit entfernt oder unkenntlich gemacht werden.
Auf welcher Rechtsgrundlage dürfen personenbezogene Daten verarbeitet werden?
Nach Art. 6 DSGVO ist die Verarbeitung personenbezogener Daten grundsätzlich nur zulässig, wenn eine entsprechende Rechtsgrundlage besteht. Welche Rechtsgrundlage im Einzelfall einschlägig ist, hängt vom jeweiligen Zweck und den konkreten Umständen der Verarbeitung ab.
Unternehmen sollten daher vor der Beauftragung einer Übersetzung prüfen, auf welcher Grundlage die personenbezogenen Daten verarbeitet werden dürfen. Dabei sind insbesondere die Grundsätze der Rechtmäßigkeit, Zweckbindung und Datenminimierung zu berücksichtigen.
Zweckbindung und Datenminimierung
Die DSGVO verlangt, dass personenbezogene Daten für festgelegte, eindeutige und legitime Zwecke erhoben und nicht in einer mit diesen Zwecken unvereinbaren Weise weiterverarbeitet werden. Für Übersetzungsleistungen bedeutet dies, dass die Verarbeitung auf den jeweiligen Auftrag und dessen Zweck beschränkt sein sollte.
Ebenso ist der Grundsatz der Datenminimierung zu beachten. Es sollten nur solche personenbezogenen Daten verarbeitet werden, die für die konkrete Übersetzung erforderlich sind.
Enthält ein Dokument beispielsweise personenbezogene Angaben, die für das Verständnis oder die Übersetzung des Inhalts nicht benötigt werden, kann deren Entfernung oder Unkenntlichmachung sinnvoll sein. Auf diese Weise lässt sich die Menge der verarbeiteten personenbezogenen Daten reduzieren.
Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO
Werden personenbezogene Daten durch einen externen Dienstleister im Auftrag eines Unternehmens verarbeitet, kann eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung erforderlich sein.
Ob eine Auftragsverarbeitung vorliegt, hängt von der konkreten Ausgestaltung der Zusammenarbeit und den jeweiligen Rollen bei der Verarbeitung ab. Unternehmen sollten daher vor der Weitergabe personenbezogener Daten prüfen, welche datenschutzrechtliche Rolle der beauftragte Dienstleister einnimmt.
Ist eine Auftragsverarbeitung erforderlich, müssen insbesondere Gegenstand und Dauer der Verarbeitung, Art und Zweck der Verarbeitung sowie die Kategorien personenbezogener Daten und betroffenen Personen geregelt werden. Darüber hinaus sind die datenschutzrechtlichen Pflichten des Auftragsverarbeiters zu berücksichtigen.
Vertraulichkeit und Schutz personenbezogener Daten
Personenbezogene Daten müssen angemessen vor unbefugtem Zugriff, Verlust oder einer unzulässigen Verarbeitung geschützt werden. Dies gilt auch bei der Weitergabe von Unterlagen zur Übersetzung.
Unternehmen sollten daher darauf achten, dass personenbezogene Dokumente nur an hierfür befugte Personen oder Dienstleister übermittelt werden. Auch die internen Zugriffsrechte und der Umgang mit den übersetzten Unterlagen sollten entsprechend geregelt sein.
Neben den datenschutzrechtlichen Anforderungen können bei Übersetzungsunterlagen zusätzliche Vertraulichkeitspflichten bestehen. Dies kann insbesondere bei Personalunterlagen, Verträgen, medizinischen Dokumenten oder rechtlichen Unterlagen von Bedeutung sein.
Technische und organisatorische Maßnahmen zum Datenschutz
Art. 32 DSGVO verpflichtet Verantwortliche und Auftragsverarbeiter dazu, geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zu treffen, um ein dem Risiko angemessenes Schutzniveau zu gewährleisten.
Welche Maßnahmen erforderlich sind, richtet sich unter anderem nach der Art der verarbeiteten Daten, dem Umfang der Verarbeitung und den möglichen Risiken für die betroffenen Personen. Dazu können beispielsweise Zugriffsbeschränkungen, geeignete Authentifizierungsverfahren, Verschlüsselung und Regelungen zur sicheren Übermittlung und Speicherung personenbezogener Daten gehören.
Unternehmen sollten regelmäßig prüfen, ob die getroffenen Maßnahmen dem jeweiligen Verarbeitungsrisiko angemessen sind und ob Anpassungen erforderlich werden.
Datenübermittlung in Drittländer
Werden personenbezogene Daten in Länder außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums übermittelt, sind zusätzlich die Vorgaben des Kapitels V DSGVO zu beachten.
Vor einer solchen Übermittlung sollte geprüft werden, in welches Land die Daten übermittelt werden und auf welcher rechtlichen Grundlage dies erfolgt. Je nach konkreter Konstellation können zusätzliche Garantien für eine rechtmäßige Datenübermittlung erforderlich sein.
Unternehmen sollten deshalb nachvollziehen können, wo personenbezogene Übersetzungsunterlagen verarbeitet werden und ob an der Verarbeitung weitere Dienstleister in Drittländern beteiligt sind.
Informationspflichten gegenüber betroffenen Personen
Je nach Art der Verarbeitung können Unternehmen verpflichtet sein, betroffene Personen über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten zu informieren. Die DSGVO sieht hierfür insbesondere in den Art. 13 und 14 entsprechende Informationspflichten vor.
Welche Informationen erforderlich sind und wann eine Information erfolgen muss, hängt davon ab, wie die personenbezogenen Daten erhoben und verarbeitet werden. Unternehmen sollten daher prüfen, ob und in welchem Umfang betroffene Personen über die Verarbeitung im Zusammenhang mit einer Übersetzung informiert werden müssen.
Löschung und Speicherdauer
Personenbezogene Daten dürfen grundsätzlich nicht länger gespeichert werden, als es für die Zwecke der Verarbeitung erforderlich ist. Dieser Grundsatz ergibt sich aus Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO.
Für Übersetzungsunterlagen sollte daher geprüft werden, wie lange die personenbezogenen Daten tatsächlich benötigt werden und ob gesetzliche oder vertragliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Nach Wegfall des jeweiligen Zwecks ist zu prüfen, ob die Daten gelöscht oder anderweitig datenschutzkonform behandelt werden müssen.
Auch bei externen Dienstleistern sollte geregelt sein, wie mit den übermittelten Unterlagen nach Abschluss der Übersetzungsleistung umzugehen ist.
Was Unternehmen vor der Verarbeitung prüfen sollten
Vor der Weitergabe personenbezogener Daten für eine Übersetzung sollten Unternehmen prüfen, welche Daten betroffen sind, welchem Zweck die Verarbeitung dient und auf welcher Rechtsgrundlage sie erfolgt. Ebenso sollte geklärt werden, ob besondere Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet werden und ob zusätzliche Anforderungen gelten.
Darüber hinaus ist zu prüfen, ob ein externer Dienstleister als Auftragsverarbeiter tätig wird und ob eine Vereinbarung nach Art. 28 DSGVO erforderlich ist. Auch die technischen und organisatorischen Maßnahmen zum Schutz der Daten sowie mögliche Übermittlungen in Drittländer sollten berücksichtigt werden.
Ebenso wichtig sind die Festlegung einer angemessenen Speicherdauer und die Prüfung möglicher Informationspflichten gegenüber den betroffenen Personen. So lässt sich der Umgang mit personenbezogenen Übersetzungsunterlagen datenschutzrechtlich nachvollziehbar gestalten.
DSGVO-konformer Umgang mit Übersetzungsdaten
Die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen einer Übersetzung ist grundsätzlich möglich, muss jedoch die Anforderungen der DSGVO erfüllen. Entscheidend sind insbesondere eine geeignete Rechtsgrundlage, die Zweckbindung und Datenminimierung sowie ein angemessener Schutz der verarbeiteten Informationen.
Unternehmen sollten deshalb bereits vor der Weitergabe von Unterlagen prüfen, welche personenbezogenen Daten tatsächlich erforderlich sind und unter welchen Bedingungen diese verarbeitet werden dürfen. Bei sensiblen oder besonders vertraulichen Informationen ist eine besonders sorgfältige datenschutzrechtliche Prüfung erforderlich.
Ein verantwortungsvoller Umgang mit personenbezogenen Übersetzungsdaten umfasst dabei nicht nur die rechtmäßige Verarbeitung, sondern auch angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, klare Verantwortlichkeiten und einen nachvollziehbaren Umgang mit Speicherung, Weitergabe und Löschung der Daten.
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Bild: KI-generiert, chatopenai.de